長期の休み明けに限らずメールの処理の仕方
長期の休みの間に限らず、1日出張に出ているだけでも、仕事のメールは結構な数が届きます。
届いたメールは、案件ごとにフォルダに自動振り分けしているので、振り分けられていないものをフォルダに移動した後に読んでいきます。
僕が使っているメールソフトの「Becky! Internet Mail」には、「タスク」としてメールをブックマークする機能があります。
「タスク」は専用のフォルダが用意され、「タスク」にブックマークする際に、ブックマークの種類を「要返信」「返信待ち」「ブックマーク」から選べます。
メールの内容を読んで、必要であれば、「要返信」「返信待ち」「ブックマーク」のどれに該当するのか判断してブックマークしていきます。
ブックマークが終わったら、「タスク」フォルダの「要返信」だけを、Todoとして案件名と何をするのかを大雑把に書きだします。
2重に受信したメールを使って抜け漏れチェック
メールを2重に受信していて、もう一方は振り分けなどしないで、1つのフォルダにメールが受信した順番に並んでいます。
未読になっているメールの最初から読んでいき、Todoに抜けがないか確認していきます。
ほぼありませんが、確認した結果抜けがあればTodoとして追加し、余分なTodoがあれば削除します。
Todoを並べ替えて処理していく
「Becky! Internet Mail」の「タスク」フォルダは、メールを受信した順番に並んでいます。
Todoもメールを受信した順番になっています。
Todoの内容や、これまで残っているTodoとの兼ね合いを考えて、順番を変えるべきであれば、並び替えます。
並び替えまで終われば、Todoを処理していきます。
こちらの記事を読んで、僕場合のメールの処理の仕方を書きました。
メールを2重に受信して、2度目はざっと読むのであまり時間がかからないとはいえ、同じメールを2度読むという手間をかけています。
1度目に勢い余って既読にしてしまいTodoに反映が漏れても、気がつけるようにしています。
抜け漏れがなくなり安心です。
hochebirne.hatenablog.com
