仕事で見積書を作成する際は、
- どのような内容を書くべきかを大雑把に書き出す。
- 有償の項目、備考欄に書くべき項目に分けて、詳細に書き直す。
- 見積書に転記するために、まとめられる有償の項目はまとめる。
という手順をテキストファイル上で行っています。
メモとしてファイルは残しています。
残しているので、見積書を再作成する際など、どうしてこのような見積になったのかという記憶がないときに、読み返して思い出せます。
ファイルを残しているから間違えた事実も残る
先日ある案件で見積書を見返していると、見積書に書くべき全ての項目が記載していませんでした。
どこで記載が漏れてしまったのか、見積書と見積書を作成した際のテキストファイルを比較しました。
比較の結果、「どのような内容を書くべきかを大雑把に書き出す。」の時点では、書くべき項目として書いてありました。
「有償の項目、備考欄に書くべき項目に分けて、詳細に書き直す。」の時点で、書いてありません。
「有償の項目、備考欄に書くべき項目に分けて、詳細に書き直す。」の時点で書かなくていいと勘違いして書かなかったのかもしれません。
どの段階でミスしたかがわかったので、次に同じミスをしないためには、どうすればいいのか考え、対処ができました。
記録のメモがなかったら、気をつけなくてはで終わっていた可能性があります。
作業を振り返るために、メモは積極的に残すべきです。
