状況把握されず質問されて困惑

お客さんから
「昨年末の打合せで議題に上がりました△△△△システムの件はいかがでしょうか。」
と連絡がありました。

△△△△システムという名称のシステムを打ち合わせた記憶はありません。
打ち合わせた際のノートの該当ページを確認しても、△△△△システムという記述はありません。
ノートに書いてあったのは
□□□□システム
◇◇◇◇アプリ
■■■■システム
の3案件です。

名称だけではどれも違うようなので、△△△△システムなどというシステムは知らないと返信をしたくなります。
知らないと返すと、お客さんの機嫌を損ねる可能性もあるので、ノートに書いてあった上記の3システムをあげた上で、
「△△△△システムは、□□□□システムのことでしょうか。それとも別のシステムのことでしょうか。
　□□□□システムであれば、御社で検討中で連絡をお待ちしている状態です。」
と返信しました。

photo credit: Chairman of the Joint Chiefs of Staff 180130-D-SW162-1041 via photopin (license)

お客さんもわかっていない

お客さんからは
「△△△△システムは、□□□□システムのことかと思われますので、改めて連絡をします。」
と返信がありました。

質問をしてきたお客さんも昨年末の打ち合わせに参加していたので、お客さん達の中でのシステムの呼び名を変えられた可能性を考えて質問をしましたが、お客さんの返信からすると、そうではない感じもします。

質問をしてきたお客さんと、□□□□システムをはじめ、3案件のやり取りをしていたお客さんは、同じ社内にいます。
お客さん同士で少し話をしてもらえれば、状況がわかる話しのはずです。

なぜ、社内で話をされてから質問されないのか想像ができません。
まず社内で話をして、会社としての共通認識をしたうえで、社外と対話するものだというのが会社同士でのやり取りをする際のマナーだと思っています。
なんでもいいから外注に話せば、なんとかなるだろうという考えが前提にあるように感じます。