メールの返信タイミングで安堵感を覚える
メールの返信は、内容によって、即返信する場合もあれば、ある程度時間をおいてから返信するときもあります。
トラブル、クレームに近いものは即返信を心がけています。
システムの作成日程の問い合わせや、設定の変更依頼など、ある程度時間をおいてからでも問題ないと判断できれば、後から複数のメールをまとめて返信をするのもざらです。
先日、依頼元の担当Aの方から案件1を、担当Bの方から案件2を相次いで依頼されました。
どちらもそこそこ急ぎの案件のようだったので、まず案件1について返信し、後から連絡があった案件2について返信する際に、案件1と案件2のどちらが優先か質問しました。
質問した結果、担当Bの方から、案件2を優先して欲しいと連絡がありました。
案件2を優先した結果、案件1の作成日程についてどうなるかと質問がありました。
他の案件もあり、すぐには返信しなくても大丈夫だと判断して、メールを受信してから数時間後に返信メールをしました。
返信した5分後の時間で、担当Aの方からも案件2を優先して、案件1の作成日程についてどうなるかと質問がありました。
メールを受信した当初、担当Aの方からのメールが、こちらからの返信メールより先に送られてきたのか？と焦りましたが、こちらからの返信メールが先で安堵しました。
メールを送った／受けた順番なんて、大幅に遅くなって連絡したわけでもないので、あまり意識しなくてもいいものでしょうが、つい気にしてしまいました。
気にするくらいなら受信してすぐに返信すればいいのですが、そうするとたびたび作業を中断して返信しなくてはならなくなります。
作業の中断は効率が悪いので、まとめて返事をしています。
