ソフトウェア開発者の日常

こだわりなく書きたいことを書いていきます。

たまったメールから発生する仕事の処理方法

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新幹線に乗って日帰り出張したことを書きました。
ajya.hatenablog.jp
新幹線の車中で仕事をこなそうとしますが、会社で仕事にいるときのようにはなかなかできません。
出張先での打ち合わせや作業も仕事ですが、状況に関係なく、仕事に関するメールは届きます。

1日不在にしていると、結構な量のメールがたまります。
日帰り出張中もメールを読んではいます。
どんなメールが届いていて、対処をした方がいいメールが届いていないかという視点で読んでいます。

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photo credit: ianmunroe Email. via photopin (license)

不在にした後のメールの対処

僕の場合、1日以上不在した場合、以下の手順で仕事を処理するようにしています。
手順のために、メールを2重に受信して、

  • 振り分け機能をなるべく使ってフォルダに振り分けるようにしているメール設定
  • 時系列順でメール読めるようにするために振り分けを機能を使わないメール設定

をしています。

  1. 時系列順でメールを読めるメール設定で、不在にしていた間に届いたメールを順番に読みます。
    不在の間に既に読んだメールも改めて読みます。
  2. メールを時系列順に読みながら、どの案件でどのような対処が必要なのか、大枠としてのタスクを書き出します。
  3. 時系列順で全てメールを読み終わったら、書き出した大枠としてのタスクを見ながら、振り分け機能をなるべく使って振り分けているメールに、Beckey!のタスク機能を使って、要返信かブックマークのタスクを設定します。
  4. 書き出した大枠としてのタスクを、タスクの内容に合わせて分解します。
    新しい依頼だったら、案件登録、内容確認、見積作成、見積送付などになります。
  5. 時系列順でタスクを処理していきます。
    新しい依頼では、案件登録、内容確認、見積作成、見積送付という一連のタスクがあっても、案件登録タスクだけに留め、次の大枠のタスクを処理します。
    30分以上の時間はかけず、次のタスクを処理します。
  6. 一通り大枠のタスクを処理してたら、優先すべき順序を決めます。
  7. 優先順位順でタスクを処理していきます。
    当日中に完了しなければいけなければ、必要なだけ時間をかけます。
    一連のタスクで、内容確認、見積作成、見積送付というタスクが残っていて、内容確認だけでいいのであれば、内容確認だけ済ませ、残りは翌日以降にします。

5.で全てのタスクに対して、メールで把握した状況から、1歩だけ深く把握した状況にするため、30分以上の時間はかけず、次の大枠のタスクを処理しています。
あのタスクは、実は先にやるべきではないのか?という不安をなくすために、大枠のタスクを全て手をつけた状態にしています。


不在の日数に関わらず、このような方法でたまった仕事をこなしています。
2日間不在にした昨年のディズニーランドを含む旅行の後は、メールの数が半端無くて大変でしたが、なんとか対応していました。