Excelでの管理の弊害
あるいは、自由入力の弊害とも言えそうです。
9年間、Excelで管理していたデータを、データベースで管理できるように、システムを作成しています。
9年間で1,000件くらいのデータなので、とんでもない量ではありませんが、Excelで今後も管理し続けるのは負担だというのは、感覚で理解できます。
日付や人名など、1つのセルに1つのデータが入っているだけなら、日付はそのままデータベースに入れられます。
人名など、繰り返しデータが入っているなら、専用のテーブルを用意して登録し、idで紐づけられます。
手間がかかるのは、備考や特記事項のデータが入っているセルです。
備考や特記事項データには、雑多な内容となっています。
雑多な内容を、そのままではなく、データベースで管理する際に、検索要素として使えるように、分けたい、というのもあって、分ける処理を作りました。
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いざ分けてみると、様々なケースがあって、なかなかそのままでは使えません。
どんなケースがあったかというと、
- 正式な名称ではなく、略称でデータを入れてあるために、正式名称を登録したテーブルと関連付けできない。
- 別のセルと同じデータを入れているはずなのに、タイプミスをしていて、他のテーブルと関連付けできない。
- 別のセルでは2行で書かれているのが、備考のセルでは1行になっているために、同一として扱えず、他のテーブルと関連付けできない。
など、どう対処するか考えなければならない場合が多いです。
都度都度、データを修正して、意図したとおりに扱えるようにしましたが、データを修正するために数時間かかりました。
人間は都合よく判断できる内容でも、プログラムやデータベースでは、都合よく判断ができません。
もっとデータが溜まる前に、データベースで管理できるように、システムを作成していれば、データの修正作業は、行わないで済んでいました。
自由に入力できるというのは、便利な面もありつつ、不整合の温床にもなります。
使えているからと続けていくのではなく、正確にデータを保持したいなら、システム化の判断を、早々に行うべきです。
