週に一度、仕事を振り返ることの効果と振り返らない影響

週に一度、空き時間を利用して1週間の仕事の振り返りをするようにしています。
世の中では週次レビューと呼ばれているようですね。
毎週土曜日に1週間の振り返り記事を書くようにしていますが、これとは異なっています。

photo credit: 2016-06-02b May 2016 -- index card #monthly #review via photopin (license)

仕事の振り返り方

僕の場合、

1. 実行したことの記録を見ながら、実行したことから次に実行しなければいけないことがないか、確認をする。
2. Googleカレンダーと手帳の今週、来週の予定を見て、予定から実行しなければいけないことがないか、確認をする。
3. ToDoリストに、実行する項目として反映する。

という手順で振り返りを進めています。

1と2で、A5サイズのノートに案件名と実行する項目を書きだし、3でまとめています。
早ければ15分、長ければ30分以上かかる場合もあります。
1週間で携わった案件が多かったり、大きな案件が継続しているときは、振り返りにかかる時間が長くなる傾向があるようです。

実行したことの記録はToggl、ToDoリストにはToodledoを利用しています。
Toggl - Time Tracker & Employee Timesheet Software

Toodledo : A productivity tool to manage your tasks, to-dos, notes, outlines and lists

iPhoneアプリもあるので、iPhoneとノートがあれば実行できます。
Toggl Work Time Tracker
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス

Toodledo: Todo Lists - Notes - Outlines - Habits
カテゴリ: 仕事効率化, 辞書／辞典／その他

車に乗って買い物にでかけて移動中に子どもが寝てしまい、そのまま寝かせていることがあります。
妻に買い物に行ってもらってい、僕は待っている間、振り返りをしていることがよくあります。

振り返りの効果

僕が振り返りを行っていて感じている効果は、以下のとおりです。

• 忘れかけていた、やらなければいけないことを思い出すことがあります。
• 客観的に状況を見直すことができます。
• 翌週からの状況を全ては見通せませんが、週の始めの時点でどれくらいの仕事量があるのか把握できます。

振り返らない影響

先に書いた効果が得られないのは当然ですが、一番響くのは、週の始めの時点でどれくらいの仕事量があるのか把握できていないことです。
これからどう仕事を進めるべきか、本当にこの仕事から着手するべきなのかと不安になってしまいます。

振り返りは行うべきこと

最適なタイミングは人によっては毎日かもしれませんし、2週間に1度かもしれません。
適切なタイミングで振り返って、効果を感じて欲しいです。

子どもと一緒にすごす時間を振り返って

今週も妻が外出している間、子どもと1対1ですごしました。
3週連続ということになります。

先週までの2週間の様子は、以下の記事に書いています。
ajya.hatenablog.jp

今週の様子

妻を車で駅まで送り、家に戻って子どもと一緒に昼食を食べる予定をしていました。
駅まで行く間の車中では、妻は子どもに、なにがしたいの？と聞いています。

駅に着いて妻が車を降りると、とたんに子どもは泣き出しそうになります。
僕はすぐに妻が子どもから聞き出していたやりたいことの、ゲームセンターに行く？と聞きました。
すると、泣き出しそうなのがすぐに止まりました。

ゲームセンターでは実際にゲームをするわけでもなく、誰も遊んでいないゲーム機を触っているだけで終わりました。
もうそろそろいいだろうと、ゲームセンターを離れると、アイスクリームを要求されました。
アイスクリームも、妻が子どもから聞き出していました。

ソフトクリームを食べてから自宅に帰って昼食を食べました。
昼食を食べ終わると、ママのところに行きたいと言います。

電車乗りたい？と聞くと、ママのところに行ってから電車に乗ると言います。
ママは最後にお迎えに行くから、ママをお迎えに行ってからでは電車乗れないよと言うと納得したのか、なにも言いません。
しばらくしてなにかの拍子に、また同じことが繰り返されます。

昼寝をしたりテレビを見たりしながら過ごして、時間になったら迎えに行きました。

photo credit: I'm waiting for you via photopin (license)

やりたいことをやらせるしかない

子どもがやりたいこと、遊びたいことをしている間は、ママがいないという状況で泣き出すことはありませんでした。
電車に乗りたい？という興味があることを聞くのもよかったようです。

なにか言ってきたら洗い物をしている最中でも答えたり、一人遊びも様子を見ていて声をかけていました。
お米を研ぎたいというので、一緒になってお米を研いだりもしました。
時間に余裕がある状況でしか難しいのでしょうが、コミュニケーションを取っていたのがよかったのかもしれまん。

直前に以下の記事を読んでいたので、ネガティブな感情を持たないようにと思ってすごしていました。
子供や部下の情緒不安定、原因はあなたに 第63回　意外と知られていない「感情が伝染する」事実 | JBpress(日本ビジネスプレス)

都合よく解釈しがちな人が苦手

人間誰しも自分にとって都合よく解釈することは、よくあることだと言えばそうかもしれません。
そうは言っても、仕事の発注と納期について都合よく解釈されては、困ってしまいます。

photo credit: free estimates : san francisco (2013) via photopin (license)

始まりは月曜日の電話

月曜日にお客さんから電話があり、以前連絡しておいた、ベースとして使えそうなシステムについて相談がありました。
いろいろ追加したい機能があるそうです。
話しを聞いていくと、別のシステムがベースとして使えそうです。

お客さんには、別のシステムを紹介して、こちらの方が機能追加がなしで使えないか検討してもらうことになりました。
お客さんは、金曜日には専用のシステムが欲しいと言われていたので、早々に仕様を検討をして連絡くださいと伝えました。
仕様をもらってから見積を提示して、了承されてから着手になることを伝えました。

水曜日にメールで修正点の連絡

水曜日にメールで、ベースとして紹介したシステムが使えると連絡がありました。
修正点は文章やレイアウトだけで、機能的な変更はありませんでした。

メールには、早々に専用のシステムを作成して欲しいとありました。
作成するためには、費用を了承してもらはなければなりません。
そのため、見積を提示しました。

修正点は手書きをスキャンされて送られてきて、一部は多分こう書かれているんだろうと思われる部分がありました。
ajya.hatenablog.jp

金曜日に電話で見積了承の連絡

金曜日のお昼前にお客さんから電話があり、見積を了承した旨を伝えられました。
同時に、金曜中に専用のシステムが欲しいと言われました。

電話でも金曜日に専用のシステムが欲しいと言われてはいましたが、見積を了承されないと着手していません。
予算に金額が合わなくて、不採用になることもあります。
いくら欲しくても無駄になる可能性があれば、作成に着手しないことを伝えてました。

お客さんは依頼主に今日見せると勝手に約束をしていました。
仕方がないので、残りの数時間でできる範囲の状態で、依頼主に見せるようにしてもらいました。

反省したところ

電話で伝えていても、メールに改めて、見積が了承されてからの作成開始となることを書いておけばよかったです。

メールのテンプレート集に、見積送信用があります。
「御見積ご了承の連絡をいただいてからの着手となります。」と追記をしました。