お客さんから、ダウンロード用のファイルの差し替えの依頼がありました。
差し替え前のファイル形式はPDFで、入力できるように作られていました。
入力されたらシステムに登録できる用に、アップロード機能を用意してあります。
アップロードは、PDF形式のみできるようになっています。

差し替え前後で異なるファイル形式で判断に迷う

差し替え後のファイルとして届いたファイルはWord形式でした。
形式が異なるので、考えられたのが以下のパターンです。

パターン1
Wordファイルに差し替えて、ダウンロードしてもらう。
ダウンロードしたWordファイルを編集し、アップロードをWord形式でしてもらう。
PDF形式のみアップロードできるのは、Word形式のみに修正する。

Wordファイルの内容を見る限り、パターン1の可能性が高く感じたので、パターン1なのか確認をしました。

意図が伝わってこない

確認した結果は、上記のどちらでもありませんでした。
お客さんの意図は、

というものでした。

意図がわかったので、ファイルを差し替えてダウンロードのためのリンクを修正して作業は終わりました。

お客さんに質問した際、こちらがなぜ質問しているのかわからない様子でした。
お客さんからの依頼時に、「アップロード前にPDFファイルを作成してもらう」という意図を伝えてもらえていれば、こちらはそうなんだと理解し、質問もせず、作業をしていました。

お客さんによっては、パターン2のように、うっかりファイル形式を間違えた可能性も考えられます。
そうなると、お客さんの意図とは異なるので、質問をすることになります。
意図を伝えるというのは、改めて難しく大切だと感じました。