時間の見通しが立つと安心できる

年間を通して、あるシステムの運用をしています。
このシステムは最初に、データを登録する人が、入力画面を利用してデータを登録します。
登録を締め切った後、データを確認する人がデータの内容をチェックします。
チェックの結果、修正が必要ならどのように修正が必要かを、チェック画面を利用して登録します。

チェックの結果を受けて、データを登録した人はデータを修正します。
データが修正が終わると、前回とは別のデータを確認する人がデータの内容をチェックします。
修正とチェックを数回行い、データは完成します。

必要な時間がわかり、不安が解消

データの入力時、データのチェック時、データの修正時に合わせて、システムの設定を変更をしなくてはなりません。
システムの設定の依頼があるたびに、設定変更の作業を行いますが、必要な時間はまちまちです。

何年も運用しているので、設定変更の作業の手順は記録してあり、毎回同じ手順で間違いなく作業できるようになっています。
手順と一緒に作業時間も記録してあります。

最近、システムの設定依頼がありました。
依頼は2日以内作業を終わらせて欲しいともありました。
依頼を受けた時点では、当然他の仕事もあります。

何年も運用しているので、そろそろ依頼がある時期だと漠然と思ってはいました。
思っているだけで、設定作業の時間を確定した時間として確保しているわけではありません。

photo credit: C. K. Hartman Whiteboard #FTW via photopin (license)

まずはどれくらい時間が必要なのか、作業の記録を確認しました。
作業の記録を見ると、「作業時間：30分」とあります。

作業の記録を見るまで、作業に30分必要なのか2時間必要なのかわからない状態で、2日以内に作業するにはいつ時間が確保できるかと不安がありました。
30分とわかった時点で、すぐに予定を変更できる部分に割り当て、予定通り作業を行いました。

必要な時間の見通しがわかると、予定を組み立てやすいのは当然です。
これまでの経験から必要な時間を推測できる場合もあります。
今回のように、記録から必要な時間を確定できる場合もあります。

必要な時間を確定できる場合ばかりなら予定の組み立ては楽です。
推測しなければならない場合でも、過去の記録・経験を元に、精度よく必要な時間を推測して予定を組み立て、時間が確保できるのかという不安の解消に努めていきたいです。