たまってしまったメールに添付されたファイルを整理する一つの方法
極力紙に印刷しないでディスプレイ上で確認するようにしていますが、仕事上、どうしても紙に印刷しなければならない場合があります。
また、打ち合わせに参加すると紙で資料を貰うことがあります。
紙で存在しなくてもよくなれば、基本シュレッダー行きですが、手書きした部分が必要な場合や、紙でしかもらっていない場合は資料として残す必要があります。
そんなときは複合機のスキャナーでスキャンして、PDFファイル化して保存しています。
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ファイルサイズの大きいものから整理
複合機でスキャンすると、PDFファイルはメールの添付ファイルとして送信されてきます。PDFファイル付きのメールを受信したら即座に決めたフォルダに保存して、PDFファイルごとメールを削除すれば、たまることはありません。
忙しいけれどスキャンだけして後から整理しようと考え、結局整理できていないPDFファイル付きのメールがたまってしまいました。
日々のメールとの間にPDFファイル付きのメールがあるのが、いい加減気になるようになってきたので、整理を始めました。
整理を始めたのはいいのですが、普通のメールと一緒にバラバラとあるために、続けて整理の作業をする気持ちになれません。
そのため、次のルールで整理作業をすることにしまいた。
- 1日3通のメールまでしか整理しない。3通のメールは必ず整理する。
- ファイルサイズ順に並び変えて、ファイルサイズが大きいものから整理する。
このルールで整理作業を始めて1週間ほど経ちますが、順調に整理できています。
1日3通と決めているので、必要な時間は5分程度で済みます。
気分転換をはかりたいときに実行できます。
ファイルサイズ順に並び替えているので、ずいぶん前にこんな案件もあったなという記憶が呼び覚まされることもあり、新鮮に感じます。
ファイルサイズが大きいものから整理しているので、同じ1通のメールを処理していても、なんだか大量に捨てたような気になります。
まとめて一括で処理するのもいいのですが、まとめて一括で処理する時間を確保するというのは、今は無理な状況です。
少しずつでも処理できるこの方法で処理しています。
