打ち合わせ内容をまとめた際の反省点

先日システムの改善の打合せした内容を、打ち合わせの際に利用した資料を元にしてまとめ直してお客さんに提出をしました。
実際には、お客さんとの間に1社入っているので、その会社に出しています。
まとめるのを4日に分けて行いましたが、反省点があります。

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最初にどのようなまとめ方にするのか決めなかった

今回20項目以上ありましたが、それぞれの項目について、

1. 改善内容が確定したので、改善仕様としてまとめる。
2. 改善内容がお客さん理由で未確定なので、まだまとめない。
3. 改善内容がお客さんとの間に入っている会社のシステムとも関係して、協議が必要なのでまだまとめない。

の3パターンがありました。

このことが頭の中ではなんとなくありましたが、最初に全ての項目に対して確定しませんでした。
3番目に該当する項目については、資料の提出の際にどうしましょうかと連絡をしました。

資料をまとめ始めた際に確定していれば、まとめ作業と並行で仕様の調整ができて、提出の際には反映できていた可能性があります。

最初にどうするかを考えなくて順番にまとめていった結果、後手に回ってしましました。